We hebben de bruiloft van onze oprichter erop gedraaid

De opzet

Gastenlijst met dieetwensen en reisgegevens, leverancierscontracten en betaalopvolging, budget, tafelschikking, een dagplanning tot op de minuut — allemaal gepland in dezelfde tool waarvoor jij je vandaag kan registreren. Elke RSVP en elke menukeuze werd in het platform bijgehouden, zodat het aantal couverts voor de traiteur nooit giswerk was.

De dag zelf

Op een scherm liep de live fotogalerij: gasten scanden een QR-code op hun tafel, uploadden foto’s en video’s rechtstreeks vanaf hun gsm en zagen de slideshow tijdens het feest aangroeien — 89 uploads tegen het einde van de avond. Tegen de openingsdans had de galerij meer camerahoeken van de ceremonie dan de fotograaf.

Wat er misliep

De digitale uitnodigingen raakten niet op tijd klaar — de uitnodigingen zelf gingen op de ouderwetse manier de deur uit, en alleen de RSVP-opvolging liep in het platform. Dat gat is gedicht: gepersonaliseerde digitale uitnodigingspagina’s met ingebouwde RSVP kwamen er meteen na de bruiloft, en elk evenement sindsdien krijgt ze standaard.

Waarom dit telt als je planner bent

Alles hierboven draaide zonder toezicht terwijl de oprichter, begrijpelijk genoeg, bezig was met trouwen. Dat is de lat voor de tool: hij moet werken wanneer niemand naar het adminpaneel kijkt. Professionele planners draaien het evenement van elke klant als een apart project, met een eigen check-in, galerij en RSVP-flow — onder hun eigen merk.