Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: March 28, 2026

1. Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze dienst wordt aangeboden door Vcv Group (BV), met ondernemingsnummer BE 0556.959.647 en maatschappelijke zetel te Beuntstraat 25, 2570 Duffel, België ("wij", "ons", "onze"). Voor alle vragen over privacy kan je terecht op eventplanning@vcvgroup.be.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid geldt voor persoonsgegevens die via ons platform voor evenementenplanning worden verwerkt (waaronder bruiloften, verjaardagsfeesten, teambuildings en andere evenementen). Het omvat accountgegevens, planningsinhoud, RSVP-gegevens en communicatie over de werking en ondersteuning van de dienst.

3. Gegevens die we verzamelen

• Account- en identiteitsgegevens: naam, e-mailadres, aanmeldgegevens en authenticatiemetadata.
• Planningsgegevens: trouwdatums, budgetten, tijdlijnen, leveranciers, taken, notities, tafelschikking en andere gegevens die je invoert.
• Gast- en RSVP-gegevens: namen van gasten, aanwezigheidsstatus, uitnodigingen, zitplaatsen en dieetvoorkeuren indien opgegeven.
• Toestel- en technische gegevens: IP-adres, browser- en toesteltype, tijdstippen, beveiligingslogboeken en foutdiagnostiek.
• Betaal- en facturatiegegevens: pakketgegevens, facturen en betaalstatus (we bewaren geen volledige kaartgegevens wanneer externe betaalverwerkers de betaling afhandelen).

4. Rechtsgronden voor verwerking (artikel 6 AVG)

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b): om je account en de platformfuncties aan te bieden.
• Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f): om de dienst te beveiligen, onderhouden, verbeteren en problemen op te lossen.
• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c): om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen.
• Toestemming (art. 6, lid 1, a): voor optionele communicatie of functies waarvoor voorafgaande toestemming nodig is.

5. Verklaring over naleving van de AVG

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving. Waar vereist houden we verwerkingsregisters bij, nemen we technische en organisatorische beschermingsmaatregelen en beperken we de verwerking tot wat nodig is voor de vastgelegde doeleinden.

6. Hoe we persoonsgegevens gebruiken

• Om gebruikersaccounts aan te maken en te beheren.
• Om functies voor evenementenplanning, uitnodigingen, RSVP, tijdlijnen, budgetten en leveranciers aan te bieden.
• Om ondersteuning te bieden en verzoeken te beantwoorden.
• Om prestaties op te volgen, misbruik op te sporen en betrouwbaarheid en beveiliging te verbeteren.
• Om te voldoen aan facturatie-, fiscale en wettelijke verplichtingen.

7. Gegevensdeling en verwerkers

We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers, waaronder Microsoft Azure (hosting, infrastructuur, blobopslag en e-mail via Azure Communication Services), Mollie B.V. (betalingsverwerking) en — uitsluitend met jouw toestemming — Google Ireland Ltd. (Google Analytics, statistieken over websitegebruik). Deze verwerkers werken onder verwerkersovereenkomsten en geheimhoudingsverplichtingen. We kunnen gegevens verstrekken wanneer de wet of een geldige juridische procedure dit vereist.

7a. Cookies en statistieken

We gebruiken essentiële cookies (sessie en taalvoorkeur) die nodig zijn voor de werking van de site en waarvoor geen toestemming nodig is. We gebruiken Google Analytics om het gebruik van de site te begrijpen, maar pas nadat je statistieken uitdrukkelijk aanvaardt in onze cookiebanner. Als je weigert, worden geen analytische cookies geplaatst en worden geen gebruiksgegevens naar Google verstuurd; alle functies blijven beschikbaar. IP-anonimisering is ingeschakeld voor de statistieken. Je kan je keuze op elk moment wijzigen of intrekken door de browseropslag voor deze site te wissen. De cookiebanner verschijnt daarna opnieuw.

8. Internationale gegevensdoorgiften

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven, passen we waar nodig passende waarborgen toe, zoals standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen. Als je instemt met Google Analytics, kunnen beperkte gebruiksgegevens door Google in de Verenigde Staten worden verwerkt onder het EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen.

9. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens zolang dit nodig is om de dienst aan te bieden en voor gerechtvaardigde zakelijke of wettelijke doeleinden, waaronder boekhouding en geschillenbehandeling. Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze binnen een redelijke termijn, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

10. Je rechten onder de AVG

Als je in de EER of het Verenigd Koninkrijk woont, kan je het recht hebben om:

• Je persoonsgegevens in te zien.
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren.
• Verwijdering te vragen ("recht op vergetelheid") waar van toepassing.
• In bepaalde omstandigheden de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken.
• Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen.
• Je toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
• Een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (in België de Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données).

11. Beveiligingsmaatregelen

We nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Concreet:

• Hosting: de toepassing en database draaien op Microsoft Azure.
• Bestanden: geüploade contracten en evenementfoto's worden opgeslagen in private Azure Blob Storage-containers. Ze zijn nooit beschikbaar via publieke URL's; bestanden worden alleen doorgestuurd via geauthenticeerde verzoeken met toegangscontrole.
• Betalingen: worden volledig verwerkt door Mollie B.V., een vergunde betaalinstelling. Kaart- en bankgegevens komen nooit op onze servers terecht.
• Toegangscontrole: elk project is privé voor zijn leden. Rechten op basis van rollen (eigenaar, bewerker en kijker) worden bij elk verzoek gecontroleerd.
• Transport: al het verkeer wordt onderweg versleuteld (HTTPS/TLS).
• Overdraagbaarheid: je kan alle projectgegevens op elk moment als spreadsheet downloaden via de exportpagina en volledige verwijdering van je account aanvragen.

Geen enkele methode is volledig veilig, maar we verbeteren onze beschermingsmaatregelen voortdurend.

12. Kinderen

Onze dienst richt zich niet op kinderen onder de lokaal wettelijk vereiste leeftijd. Als je denkt dat een kind persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op zodat we dit kunnen onderzoeken en de gegevens waar nodig verwijderen.

13. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken vanwege juridische, technische of zakelijke veranderingen. De bijgewerkte versie verschijnt op deze pagina met een aangepaste datum bij "Laatst bijgewerkt".

14. Gerelateerde juridische documenten

Lees voor annuleringen en terugbetalingen ons Terugbetalings- en annuleringsbeleid en onze Algemene voorwaarden.